Bạn có bao giờ tự hỏi ai đứng sau việc đảm bảo nguyên liệu tươi ngon, đồ dùng luôn sẵn sàng cho những bữa ăn hoàn hảo tại nhà hàng, khách sạn? Hãy cùng khám phá công việc đầy thú vị và quan trọng của nhân viên thu mua – những người hùng thầm lặng đảm bảo mọi thứ vận hành trơn tru, từ tìm kiếm nhà cung cấp uy tín đến quản lý chất lượng hàng hóa. Đọc ngay để hiểu rõ hơn về vai trò này và tại sao họ lại là yếu tố không thể thiếu trong ngành dịch vụ.
Nội Dung Chính
Nhân viên thu mua trong nhà hàng, khách sạn là ai?
Nhân viên thu mua trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn là người chịu trách nhiệm tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp các loại hàng hóa và nguyên vật liệu cần thiết cho hoạt động kinh doanh. Họ đảm nhận việc khảo sát giá cả thị trường, thực hiện các thủ tục mua hàng, và đảm bảo chất lượng cũng như số lượng hàng hóa nhập về. Nhân viên thu mua thuộc bộ phận Tài chính Kế toán và làm việc dưới sự quản lý của Kế toán trưởng. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì nguồn cung ứng ổn định và tiết kiệm chi phí cho nhà hàng, khách sạn.
4 công việc chính của nhân viên thu mua
Tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp
- Tìm kiếm và đánh giá các nhà cung cấp hàng hóa, nguyên vật liệu mới cho nhà hàng dựa trên tiêu chí: giá cả hợp lý, chất lượng đảm bảo, thời gian giao hàng nhanh chóng và dịch vụ hậu mãi tốt.
- Lập danh sách các nhà cung cấp tiềm năng đáp ứng yêu cầu và trình hồ sơ thông tin liên quan để quản lý nhà hàng xem xét, phê duyệt.
- Lưu trữ hồ sơ đánh giá nhà cung cấp theo quy định và thường xuyên theo dõi, cập nhật để đảm bảo nhà cung cấp đạt chuẩn yêu cầu.
Khảo sát giá
- Theo định kỳ quy định, phối hợp với bộ phận Bếp và Kiểm soát chi phí để khảo sát giá các mặt hàng thường xuyên biến động; lập báo cáo chi tiết trình quản lý.
- Chủ động liên hệ với nhà cung cấp để cập nhật chính xác và đầy đủ tình hình biến động giá của hàng hóa so với thị trường.
Thực hiện việc thu mua
- Tiếp nhận phiếu yêu cầu mua hàng từ các bộ phận liên quan trong nhà hàng; phân tích và xác định rõ yêu cầu thu mua, bao gồm: chủng loại, số lượng, màu sắc, kích thước và các thông số kỹ thuật khác để lập kế hoạch thu mua và lên đơn hàng.
- Liên hệ với nhà cung cấp để đặt các loại hàng hóa như rau, hải sản, thịt,… và làm đề nghị tạm ứng mua hàng.
- Theo dõi quá trình giao nhận hàng của nhà cung cấp cho các bộ phận liên quan trong nhà hàng; kiểm tra chất lượng, số lượng, chỉ tiêu hàng so với yêu cầu.
- Thông báo ngay cho Trưởng Bộ phận Thu Mua nếu có sự thiếu hụt về số lượng, chất lượng hàng hóa được giao.
- Nhận các chứng từ giao hàng từ nhân viên giao hàng và chuyển cho kế toán mua hàng. Gửi thông tin nhập hàng đến các bộ phận liên quan để thực hiện quy trình tiếp nhận hàng theo quy định.
- Định kỳ hàng tháng, phối hợp với các bộ phận sử dụng hàng hóa để đánh giá các nhà cung cấp; lập hồ sơ theo dõi việc đặt hàng, mua hàng từ các nhà cung cấp và báo cáo cho cấp trên nếu có vấn đề phát sinh hoặc thay đổi cần thiết.
Trực tiếp đi mua những mặt hàng phát sinh
- Nhân viên thu mua sẽ trực tiếp ra ngoài mua các mặt hàng khi không tìm được nhà cung cấp phù hợp hoặc khi nhà cung cấp không thể giao hàng.
- Hàng tuần, họ sẽ lập báo cáo về các mặt hàng cần mua ngoài và trình lên cấp trên.
- Đồng thời, nhân viên thu mua sẽ đề xuất các giải pháp để tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả công việc.
Thực hiện các công việc khác
- Nhân viên chịu trách nhiệm kiểm soát các biên lai hàng hóa bằng cách ghi nhận tên nhà cung cấp, số lượng, ngày nhận hàng vào Sổ tiếp nhận.
- Họ theo dõi giá bán và lượng tồn kho của một số nguyên liệu đặc thù, sau đó báo cáo và tư vấn cho Trưởng bộ phận về việc đặt hàng.
- Ngoài ra, nhân viên sẽ thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của cấp trên.
Yêu cầu đối với nhân viên thu mua
Yêu cầu về kiến thức, kỹ năng
- Hoàn thành chương trình học Trung cấp/Cao đẳng/Đại học chuyên ngành kế toán hoặc các lĩnh vực liên quan.
- Có kiến thức về thực phẩm, ăn uống, …
- Khả năng giao tiếp cơ bản bằng tiếng Anh.
- Thành thạo kỹ năng sử dụng vi tính văn phòng.
- Kỹ năng giao tiếp tốt.
- Kỹ năng đàm phán và ra quyết định hiệu quả.
Yêu cầu về kinh nghiệm
Thường những nhà hàng, khách sạn lớn ưu tiên lựa chọn những nhân viên thu mua đã có kinh nghiệm nhất định trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn.
Yêu cầu về thái độ làm việc
- Nhanh nhẹ, chịu khó
- Có khả năng làm việc độc lập
- Trung thực, cẩn thận
Mức lương của nhân viên thu mua tại nhà hàng, khách sạn
Mức lương hiện tại của vị trí này thường nằm trong khoảng 5-8 triệu đồng/tháng, trong khi một số nơi có thể trả từ 7-10 triệu đồng/tháng.
Ngoài ra, nhân viên thu mua còn được hưởng đầy đủ các chính sách, chế độ đãi ngộ theo quy định.
